AUXILIAR ADMINISTRATIVO COMPRAS

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PROPÓSITO DEL PUESTO:

El propósito principal de este puesto es optimizar la eficiencia del departamento de Compras, garantizando que todas las actividades administrativas se realicen con precisión y en tiempo. El auxiliar de compras es vital para apoyar la adquisición de productos y servicios de calidad, esenciales para mantener los estándares, a través de una gestión documental y una coordinación efectiva con proveedores y departamentos internos.

COMPETENCIAS TECNICAS:

Gestión Documental de Compras:

• Manejo y archivo sistemático de órdenes de compra, facturas, cotizaciones y contratos.

Manejo de Software de Gestión (ERP/Compras):

• Competencia en la entrada de datos, seguimiento de órdenes y generación de reportes dentro del sistema de compras del desarrollo.

Dominio de Microsoft Excel:

• Uso avanzado de hojas de cálculo para el registro, seguimiento y análisis básico de datos de compras, incluyendo el uso de fórmulas, filtros y tablas dinámicas.

Comunicación con Proveedores:

• Habilidad para comunicarse eficazmente con proveedores para solicitudes de cotizaciones, seguimiento de pedidos, y resolución de discrepancias.

FUNCIONES ESPECIFICAS DEL PUESTO:

Elaborar y procesar órdenes de compra en el sistema interno del desarrollo, asegurando la exactitud de los datos.

Realizar seguimiento de los pedidos con los proveedores para garantizar entregas en tiempo y forma.

Recibir y organizar cotizaciones, comparándolas y presentando opciones al Gerente de Compras.

Verificar facturas de proveedores contra órdenes de compra y notas de entrada, identificando y resolviendo cualquier discrepancia.

Mantener actualizado el archivo físico y digital de documentos de compras (órdenes de compra, facturas, contratos, etc.).

Coordinar con el área de Almacén la recepción de mercancías y la resolución de cualquier anomalía en la entrega.

Servir de enlace entre proveedores y los departamentos internos para resolver dudas o problemas relacionados con los productos o servicios adquiridos.

Apoyar en la búsqueda y evaluación inicial de nuevos proveedores, solicitando información y referencias.

Asistir en la elaboración de reportes de compras, gastos y control de inventarios.

Colaborar en la gestión de garantías y devoluciones de productos.

Responder a solicitudes de información de otros departamentos sobre el estado de sus pedidos.

Realizar otras tareas administrativas que le sean asignadas para apoyar la operación del departamento de Compras.

Educación: Bachillerato concluido; estudios técnicos o universitarios en Administración, Contabilidad, Logística o afín (deseable).

Experiencia: Mínimo 1 año de experiencia en roles administrativos, preferentemente en departamentos de compras, logística o almacén, dentro del sector hotelero, turístico o de retail de alta gama.